こんにちは。ひかり会社設立サポーターの西川です。
　各地で桜が見られるころになりました。

　晴れているともっときれいなのですが、こちらは大阪で桜の名所の一つである大川沿いの桜です。
　ちなみに、歩いて５分ほどの距離にひかり税理士法人の大阪事務所はございます。

　桜といえば、私は卒業式や入学式を思い出します。春は出会いと別れが多い季節ですが、会社においても、人の出入りが比較的多い時期ではないでしょうか。

　さて、人の出入りには、マイナンバーも絡んできます。ここで、退職者のマイナンバーの取扱いについて確認しておきたいと思います。昨年から開始された制度ですので、従業員のマイナンバーの取得には、苦労しながらも既に対応してこられたかと思います。そこで預かったマイナンバー、もしその従業員が退職された場合には、どのように扱えばよいかご存知でしょうか。この扱いについてはまだ直面されていない方もいらっしゃるかと思います。退職者のマイナンバーは、使用しないことになれば、データの削除、記載書類の廃棄を行うのですが、その取扱いについては、以下の点に注意していただきたいと思います。

◆マイナンバーが記載された書類は、一定期間保管の上、廃棄する。
　マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。
　主な書類ごとの法定保存期間は以下の通りです。
　　・給与所得の源泉徴収票：7年間
　　・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書：7年間
　　・給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書：7年間
　　・給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書：7年間
　　・雇用保険に関する書類：4年間
　　・労災保険に関する書類：3年間
　　・厚生年金保険に関する書類：2年間

◆ファイルを削除又は書類を廃棄する際には、その記録の保存が必要。
　・マイナンバーを削除、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存することが必要です。
　・記録する内容としては、原則として、削除等をした年月や削除した書類の名称等であり、退職者の個人名等の個別具体的な情報の記録は不要とのことです。
　　※中小規模事業者においては、削除等の記録と保存は必要としませんが、マイナンバーを削除・廃棄したことを、責任ある立場の者が確認する必要があります。（経済産業省ＨＰ、P.54）
　・削除又は廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要があります。
　書類等の削除の方法については、焼却、溶解、シュレッダーの利用など、復元できない状態にすることに注意してください。
（個人情報保護委員会ＨＰ、P.3）

　様々な手続きが重なる時期でもあるかと思いますが、ここで改めてマイナンバーの取扱いを確認しておきましょう。
　こちらもご参考まで。→（内閣官房）「マイナンバー 社会保障・税番号制度　よくある質問（FAQ）」