おはようございます！ひかり会社設立サポーターの金森です。
さて、12月に入り年末調整事務もピークを迎えようとしています。今回からマイナンバーの利用もいよいよ本格化されています。
ところで皆さん、収集したマイナンバーをいつ使うかご存知ですか？
今回はマイナンバーの取扱について少し整理してみます。

■収集した従業員のマイナンバーはいつ利用するのか？

・税務署へ提出する法定調書合計表に添付する源泉徴収票作成時
・市区町村へ提出する給与支払報告書作成時

　マイナンバーは役所へ提出する時に必要となり、従業員に対する年末調整事務では利用することはありません。
　平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書から、原則としてマイナンバーを記載して提出することが義務付けられています。ですので、このタイミングでマイナンバーを収集しようとすると扶養控除等申告書に記載してもらうのが、一番スマートかと思いますが、ここで注意していただきたいのが、前述したマイナンバーはいつ使うのか？というところです。
　マイナンバーの取扱者は規定により限定されており、誰もが自由に閲覧できるところでは取り扱わないことになっています。扶養控除等申告書に記載して提出するとなると、年末調整事務をするスペースを区切らなければならないこととなり、もちろんその事務を行う方も限定的になってしまします。
　年末調整には使用しないマイナンバーのために事務作業がやりにくくなる…こんなことを防ぐために、扶養控除等申告書へマイナンバーを記載しなくても良いという規定が設けられました。

■扶養控除等申告書にマイナンバーを記載しない場合の要件

①給与支払者と従業員との間での合意に基づき
②従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバーについては給与支払者に提出済みのマイナンバーと相違ない」旨を記載した上で、
③給与支払者において、既に提供を受けている従業員のマイナンバーを確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示する

上記3点をクリアすることで、記載不要となります。
また平成29年分以後の扶養控除等申告書については、マイナンバー等が記載された一定の帳簿書類を備えていることで、記載不要となります。

詳しくは国税庁HPをご確認ください。

もし万が一マイナンバーが流出してしまった！ということになると、会社の信用問題にもつながりますし、もちろん罰則規定もあります。今一度社内の管理体制を確認し、マイナンバーの取扱には十分注意しましょう！