こんにちは
ひかり会社設立サポーター、税理士の山下です。

 
シリーズ「経理業務の効率化」、４回目である今回は、第２回に掲載しました〔経理業務効率化のためのチェック項目〕のうち、以下のチェック項目について記載いたします。

 
□ 社内に小口現金ＢＯＸを設置している。

□ 経理社員が、現場社員の支払い依頼や経費精算を個別に対応している。

 
上記のチェック項目に当てはまる場合、小口現金制度の廃止を検討しましょう。

社内に現金ＢＯＸを設置して小口の支払いに対応している会社は多いと思います。しかしながら社内に現金を置けば当然残高の管理をしなければなりませんし、その現金を出し入れする経理社員には心理的な負荷も掛かります。また営業社員などが小口経費の領収書を持ってくる度に精算の対応をしてる会社も多く見られます。

これらの小口現金の残高チェックや個別精算に要する経理社員の作業時間は積み重なれば膨大なものになりますが、会社からすれば「重要でも緊急でも無い」業務にコストを掛けていることになります。
一方で営業社員など経費の精算をしてもらう側の従業員について見ると、１人１人の個別の経費は１カ月分をまとめても少額なことが多いのです。

そこで小口現金制度を廃止して、個々の従業員には後払いの立替経費制度にすることで、経理業務が大幅に効率化されます。
個々の従業員が、立替経費精算表にその月分の小口経費の内容や金額を記載し、領収書を添えて経理に提出します。経理ではその立替経費の合計額を給与と一緒に振り込むことで精算を行います。
これによって社内に現金ＢＯＸを設置する必要が無くなり、経理社員からすれば、日々の現金残高のチェック業務や個別の小口経費の精算業務が不要となります。

もしどうしても社員に先払いをさせることに抵抗がある場合は、最初は仮払制度にしても良いでしょう。
小口経費の発生する社員に対して毎月いくらかを給与と一緒に振り込みます。そして毎月その月分の仮払経費精算表を提出してもらい、使った分だけ翌月の給与と一緒に振り込んで補充するという方法です。

 
前述したとおり、小口現金制度を採用している会社はまだまだ多いのが現状ですが、我々税理士から見ても、小口現金制度を廃止して立替経費制度に移行した会社との業務効率の差は歴然としています。
現在、小口現金制度を採用している方、またはこれから起業を考えておられる方は、ぜひ小口現金制度の廃止を検討してみて下さい。